Beratungseinsatz nach § 37 Abs. 3 SGB XI: Fristen, Ablauf und was Angehörige wissen müssen

Viele Angehörige hören erst spät von der Pflicht zum Beratungseinsatz - oft erst, wenn die Pflegekasse mahnt. Dabei ist der Besuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI kein bürokratisches Ärgernis, sondern ein geschützter Termin: Er soll die häusliche Pflege stärken, Überforderung früh erkennen und das Pflegegeld absichern. Als ambulanter Pflegedienst führen wir diese Einsätze bei Ihnen zu Hause durch und begleiten Sie verständlich durch den Ablauf.

Was ist der Beratungseinsatz nach § 37 Abs. 3 SGB XI?

Pflegebedürftige ab Pflegegrad 2, die Pflegegeld erhalten und die Pflege überwiegend selbst oder mit Angehörigen organisieren, müssen in festgelegten Abständen einen Beratungseinsatz wahrnehmen. Der Besuch findet in der Häuslichkeit statt und wird von einem zugelassenen Pflegedienst oder einer anerkannten Beratungsstelle durchgeführt.

Ziel ist nicht die Kontrolle „von oben“, sondern Orientierung: Wie läuft der Alltag? Welche Entlastung gibt es noch? Braucht es Hilfsmittel, einen Pflegekurs oder eine Anpassung der Leistungen? Am Ende stellt die Beratungsperson einen Nachweis aus, der in der Regel an die Pflegekasse übermittelt wird.

Für wen ist der Termin Pflicht - und wie oft? (Stand ab 1.1.2026)

Seit dem 1. Januar 2026 gilt gesetzlich (§ 37 Abs. 3 SGB XI):

• Pflegegrad 2 bis 5 (Pflicht): einmal pro Kalenderhalbjahr - also einmal zwischen Januar und Juni und einmal zwischen Juli und Dezember
• Pflegegrad 4 und 5 (zusätzlich möglich): auf Wunsch weiterhin vierteljährlich - das ist keine Pflicht mehr, sondern ein freiwilliges Mehrangebot
• Pflegegrad 1: kein Pflichtbesuch, aber Anspruch auf eine halbjährliche Beratung

Früher mussten Pflegegrad 4 und 5 oft alle drei Monate nachweisen. Diese Pflicht entfällt mit der Neuregelung; der halbjährliche Rhythmus gilt jetzt einheitlich. Den ersten Termin nach Bewilligung teilt in der Regel die Pflegekasse mit.

Wichtig: Wird der Beratungseinsatz ohne triftigen Grund versäumt, kann die Pflegekasse das Pflegegeld kürzen oder vorübergehend einstellen. Ein rechtzeitig vereinbarter Termin schützt also nicht nur die Versorgung, sondern auch die finanzielle Absicherung.

Wie läuft der Beratungseinsatz bei Ihnen zu Hause ab?

Ein typischer Besuch dauert meist etwa 30 bis 60 Minuten und kann so aussehen:

1. Ankommen und Situation klären. Wir sprechen mit der pflegebedürftigen Person und - wenn gewünscht - mit Angehörigen oder der Betreuungsperson.
2. Alltag und Pflegebedarf besprechen. Mobilität, Körperpflege, Ernährung, Medikamente, Sturzrisiko, Überlastung der Pflegeperson - je nachdem, was gerade drängt.
3. Mögliche Unterstützung erklären. Zum Beispiel Entlastungsbetrag, Verhinderungspflege, Hilfsmittel, Wohnraumanpassung, Tagespflege oder eine Pflegeberatung nach § 7a SGB XI.
4. Nachweis erstellen. Die Beratungsperson dokumentiert den Einsatz und leitet den Nachweis üblicherweise an die Pflegekasse weiter. Sie erhalten eine Ausfertigung bzw. Information dazu.

Die erstmalige Beratung muss in der eigenen Häuslichkeit stattfinden. Danach kann auf Wunsch unter den gesetzlichen Voraussetzungen jede zweite Beratung per Videokonferenz erfolgen. Ob und wann Video für Sie infrage kommt, klären wir individuell und gesetzeskonform.

Was Angehörige vor dem Termin vorbereiten können

Sie müssen keinen Aktenordner vorlegen. Hilfreich sind dennoch:

• aktueller Pflegebescheid bzw. bekannter Pflegegrad
• Name der Pflegekasse und Versichertennummer (falls greifbar)
• kurze Notizen zu offenen Fragen: Schlaf, Stürze, Belastung, Hilfsmittelwunsch
• Liste der Medikamente oder ein Medikamentenplan

Vor allem aber: Bringen Sie Ihre Beobachtungen mit. Oft sind es die kleinen Dinge im Alltag - nächtliche Unruhe, schwierige Körperpflege, fehlende Pausen - die zeigen, wo Entlastung möglich ist.

Nachweis, Datenschutz und was an die Kasse geht

Für den Beratungseinsatz gibt es ein einheitliches Nachweisformular (aktuell die Fassung des GKV-Spitzenverbandes). Darin werden unter anderem Zeitpunkt, Einschätzungen zur Pflegesituation und mögliche Empfehlungen festgehalten. Bestimmte Inhalte dürfen nur mit Einwilligung an die Pflegekasse weitergegeben werden; ohne Einwilligung entstehen Ihnen daraus keine Nachteile beim Pflegegeldanspruch selbst. Bei einer akuten Gefahrensituation gelten besondere Regeln - das erläutern wir vor Ort transparent.

Auf unserer Leistungsseite Pflegeberatung finden Sie außerdem den aktuellen Nachweis-Vordruck zum Download.

Häufige Fragen aus dem Alltag

Können Angehörige beim Termin dabei sein? Ja, das ist sogar oft sinnvoll - besonders wenn sie die Pflege tragen. Die Entscheidung liegt bei der pflegebedürftigen Person.

Müssen wir einen Pflegedienst „buchen“, der uns sonst schon betreut? Nein. Den Beratungseinsatz können Sie bei einem zugelassenen Anbieter Ihrer Wahl durchführen lassen - auch wenn Sie sonst keine weiteren Leistungen bei uns in Anspruch nehmen.

Was kostet der Beratungseinsatz? Die Kosten trägt in der Regel die Pflegekasse im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Sie als Pflegegeldbeziehende zahlen den Pflichtbesuch typischerweise nicht aus eigener Tasche.

Fazit: Termin sichern - und Entlastung mitnehmen

Der Beratungseinsatz nach § 37 Abs. 3 SGB XI ist Pflicht und Chance zugleich: Er schützt Ihr Pflegegeld und gibt Raum, die häusliche Situation ehrlich zu besprechen. Seit 2026 reicht für Pflegegrad 2 bis 5 der Nachweis einmal pro Halbjahr - planen Sie die Termine früh und holen Sie sich Unterstützung, bevor die Belastung zu groß wird.

Wenn Sie in Offenbach und Umgebung einen Termin brauchen: Buchen Sie den Beratungseinsatz online bei Pflegedienst Mira — wir kommen zu Ihnen nach Hause. Mehr zur Pflegeberatung nach § 37 Abs. 3 oder Kontakt.